Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення зборів суддів
Овідіопольського районного суду
Одеської області
«31» березня 2025 року
Із змінами і доповненнями,
затвердженими зборами суддів
від 21 квітня 2025 року №6,
Засади використання автоматизованої системи
документообігу суду в Овідіопольському районному суді Одеської області
1.1.Засади використання автоматизованої системи документообігу Овідіопольського районного суду Одеської області (далі - Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 2 червня 2016 року № 1402-VIII, Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення та інших нормативно-правових актів, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 №39, Положення про збори суддів Овідіопольського районного суду Одеської області, затвердженого Рішенням зборів суддів від 28 лютого 2020 року № 3/1 Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року №814.
1.2. Засади розроблено з метою визначення повноважень та порядку розгляду зборами суддів Овідіопольського районного суду Одеської області (далі – суд) питань щодо функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей автоматизованого розподілу судових справ між суддями, порядку формування колегій суддів для здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
1.3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов'язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, надання методичної допомоги, здійснення адміністративних повноважень тощо).
1.4. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду-далі Положенням, наказами керівника апарату про визначення функціональних обов'язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.
2.1. У Овідіопольського районного суду Одеської області використовується комп'ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи Державним підприємством "Інформаційні судові системи" .
3.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Овідіопольського районного суду Одеської області визначаються на підставі наказів керівника апарату.
3.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу здійснює головний спеціаліст (з інформаційних технологій) Овідіопольського районного суду Одеської області.
3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.
3.5. Редагування інформації в автоматизованій системі здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи в разі виявлення неточностей, технічних описок або неповноти даних, а саме секретарями судових засідань, у разі їх відсутності помічниками суддів та відповідальними працівниками канцелярії.
3.6. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини, визначені у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
3.7. Підставою для видачі розпорядження є службова записка відповідальної особи за реєстрацію вхідної кореспонденції.
3.8. Користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, зокрема здійснення автоматичного розподілу судових справ:
3.8.1. одразу після реєстрації відповідної судової справи в КП «Д-3» здійснюється автоматизований розподіл та переміщення справи головуючому судді;
3.8.2. матеріали справи передаються головуючому судді в кінці робочого дня відповідно до реєстру, але не пізніше наступного дня, в окремих випадках, категорія справи, що передбачає негайний розгляд передаються невідкладно.
3.9. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис".
3.10. Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
3.11. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
3.12. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст (з інформаційних технологій).
3.13. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
4.1. Розподіл судових справ у Овідіопольського районного суду Одеської області здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
4.2. У Овідіопольського районного суду Одеської області здійснюється:
- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи ;
- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
- повторний автоматизований розподіл судових справ.
4.3. Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням.
4.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
4.4.1. За два місяці до закінчення повноважень судді;
4.4.2. За чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
4.4.3. За один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
4.4.4. За три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
4.4.4. У період відпустки судді;
4.4.5. За один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
4.4.6. Під час тимчасової непрацездатності судді;
4.4.7. У дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
4.4.8. У разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання; в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
4.4.9. В інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
5.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
-із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
5.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
5.3. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
5.4. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює керівник аппарату та/або заступник керівника апарату (або особа, яка виконує обов’язки керівника апарату) зокрема:
5.4.1. Відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «Відпустка», «Відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду (судді, який виконує його обов’язки) про відрядження чи надання відпустки судді.
Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься керівником апарату та/або заступником керівника апарату до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
5.4.2. Відмітка про причини тимчасової відсутності судді «Хвороба» проводиться на підставі усного повідомлення судді керівнику апарату, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.
5.4.3. Відмітка у табелі «нарадча кімната» проводиться на підставі письмової заявки судді, за погодження голови суду ( особи , яка виконує його обов'язки) та долучення журналів судових засідань про початок та закінчення «нарадчої кімнати».
5.4.4. Відмітка у табелі «адмінбронь» встановлюється виключно голові суду ( особі, яка виконує його обов'язки) на підставі розпорядження голови суду ( особи, яка виконує його обов'язки) щодо участі в діяльності суддівського самоврядування або іншій діяльності, що не пов'язана із здійснення судочинства.
5.4.5. Відмітка у табелі «інше» встановлюється суддям на підставі доповідної записки та розпорядження голови суду ( особи, яка виконує його обов'язки) щодо участі в діяльності суддівського самоврядування, або іншій діяльності, що не пов'язана із здійснення судочинства.
5.4.6. Відмітка у табелі «згідно з рішенням зборів» вноситься на підставі рішення зборів суддів.
5.1.Графік чергування суддів в неробочі та святкові дні (ст.73 КЗпП України) та в період загальнодержавних та місцевих виборів затверджується головою суду, після чого виноситься розпорядження керівника апарату суду.
Автоматизований розподіл судових справ здійснюється між суддями відповідно до зазначеного графіка.
5.2.Судові справи та матеріали, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян в неробочі та/або святкові дні, реєструються та розподіляються відповідальним працівником апарату, який визначається відповідним наказом керівника апарату суду. Участь у судовому засіданні здійснюють працівники апарату суду відповідно до графіку, затвердженого наказом керівника апарату суду.
6.1. Коефіцієнт справ, що підлягають розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним адміністративних повноважень голови суду, становить – 1
7.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та слідчого судді, на засадах об'єктивного та неупередженого їх розподілу між суддями з дотриманням вимог процесуального законодавства та Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
7.2. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
7.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
7.4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не є порушенням вимог цих Засад та Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
7.5. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Овідіопольського районного суду Одеської області, що автоматично створюється автоматизованою системою.
8.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:
8.1.1. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.
8.1.2. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
8.1.3. заяви про перегляд заочного рішення;
8.1.4. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
8.1.5. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
8.1.7. заяв про відновлення втраченого судового провадження;
8.1.8. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
8.1.9 заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
8.1.10. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
8.1.11. справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
8.1.12. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.
8.1.13 клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів; (Доповнення згідно рішення зборів суддів №6 від 21.04.2025 року)
9.1. Винятково у разі, коли суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи (з службовою запискою судді), передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.
У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.
9.2. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках, зокрема:
9.2.1. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.
9.2.2. Недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, підтверджується наявними в комп'ютерній програмі "Д-3" процесуальними документами, з яких вбачається безпосередня участь суддів у розгляді судової справи по суті.
9.2.3. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (головуючого судді, слідчого судді), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів) та без розпорядження керівника апарату на підставі судового рішення про відвід або самовідвід, електронний примірник якої зберігається в автоматизованій системі в стані «Оригінал» та засвідчується КЕП особи, яка підписала цей документ.
9.3. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
9.4. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.
10.1 Якщо, у випадках передбачених процесуальним законодавством, судова справа підлягає розгляду колегією суддів, то склад колегії суддів визначається шляхом автоматичного розподілу.
10.2 У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (закінчення повноважень, відсторонення від посади, тривала непрацездатність тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою АСДС в автоматичному режимі.
11.1. Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу комп’ютерною програмою "Д-3" сформовано документ по справі "Неможливість розподілу справи", уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, зобов’язана негайно повідомляти про це керівника апарату.
У разі, якщо причиною неможливості автоматизованого розподілу є недостатня кількість суддів відповідної спеціалізації, керівником апарату негайно повідомити голову суду для вирішення вказаного питання.
Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
11.2.Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
11.3. У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, згідно з черговості за списком суддів складеним в алфавітному порядку (додаток №1), з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та п.2.3.3 Положення, дати та часу надходження до суду судових справ та матеріалів.
11.4.Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 11.2. обставин.
11.5.Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 11.2, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
12.1.В суді діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень стосовно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.
12.2.Автоматизований розподіл судових справ кримінального провадження між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів.
12.3.Збори суддів мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.
13.1. Обрати слідчих суддів, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, строком на 1 рік.
13.2. Відсоток справ, що підлягає розгляду слідчими суддями дорівнює 100 % справ.
13.3. У Овідіопольському районному суді Одеської області обрано 2 слідчих судді з
з суддів, які здійснюють правосуддя. У разі виключення одного або двох слідчих суддів з автоматичного розподілу, запасними слідчими суддями є судді визначені згідно рішення зборів суддів.
Клопотання, заяви та скарги по одному кримінальному провадженню передаються
раніше визначеному слідчому судді.
Клопотання та скарги, що надійшли в рамках одного кримінального провадження,
за яким надходили раніше декілька клопотань та/або скарг, передаються слідчому судді,
який розглядав перше клопотання (скаргу) за цим кримінальним провадженням.
У разі надходження до суду нового клопотання та/або скарги по кримінальному
провадженню, а слідчий суддя, що розглядав перше клопотання за цим кримінальним
провадженням не працює, відсторонений від посади, або матеріали (справу) неможливо
передати йому з підстав, визначених у пункті 2.3.3 Положення, його слід передавати
слідчому судді, який розглядав останнє клопотання за цим кримінальним провадженням.
У разі якщо наступного слідчого судді за відсутнім немає, матеріали підлягають
розподілу між усіма повноважними слідчими суддями, які присутні на роботі.
13.4. У разі затвердження графіку чергування слідчих суддів у святкові, вихідні та неробочі дні розподіл клопотань та скарг, які надійшли в рамках одного і того ж кримінального провадження, розподіляється слідчому судді, який розглядав перше клопотання чи скаргу. Проте, коли у вихідний чи святковий день до суду вперше надійшла скарга чи клопотання, розподіл такої справи здійснюється з урахуванням графіка чергування слідчих суддів Овідіопольського районного суду Одеської області. Працівник канцелярії суду, який є черговим відповідно до графіка чергування, про фактичне надходження судової справи повідомляє в телефонному режимі керівника апарату суду (особу, яка виконує його обов’язки) для вжиття заходів щодо внесення інформації до табелю обліку робочого часу та належної реєстрації відповідної справи в автоматизованій системі документообігу суду.
13.5. Не розподіляються слідчому судді судові справи, що надійшли:
1) за два місяці до закінчення повноважень судді;
2) за три робочі дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів та не менше чотирнадцяти календарних днів);
3) за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
4) у період відпустки судді;
5) за один робочий день до відрядження, за три робочі дні - якщо тривалість
відрядження становить більше семи календарних днів та в дні перебування судді у
відрядженні;
6) під час тимчасової непрацездатності судді;
7) за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення
кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського
самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності
наказу голови суду);
8) у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у
семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради
юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
9) у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України -
з моменту прийняття рішення про призначення;
10) в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати
правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
14.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Овідіопольського районного суду Одеської області затверджуються рішенням зборів суддів і набирають чинності з 01.04.2025 року.
14.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Овідіопольського районного суду Одеської області, збори суддів суду новим рішенням затверджують зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.
Додаток №1
Список суддів Овідіопольського районного суду Одеської області у алфавітному порядку
1.Бочаров А.І.
2.Гандзій Д.М.
3.Кириченко П.Л.
4.Козирський Є.С.
5.Кочко В.К.
6.Панасенко Є.М.
7.Спічак В.О.
_03_03.png)
